スカウト代行とは？依頼できる業務やサービス選定方法を解説
近年、スカウトメールやダイレクトリクルーティングなどを活用する企業が増えています。しかし、ノウハウや知見が乏しいため、思うような成果が出なかったり、運用自体が停滞してしまうこともあるのではないでしょうか。
そんななか、自社の代わりに運用を行ってくれる「スカウト代行サービス」が注目を集めています。
本記事では、スカウト代行サービスに依頼できる業務内容や、おすすめのサービスや業者の選び方のポイントなどを解説していきます。
スカウト代行とは
スカウトとは
そもそも「スカウト」とはなんなのでしょうか。代行サービスの前提知識としてこちらの用語解説から始めていきます。
スカウトとは、有望な人材を探し出したり、引き抜いたりすることで、「発掘」の意味を持つ言葉です。ビジネスシーンでは、求人媒体に登録している求職者に対して、企業側からメッセージを送ったり、アプローチを仕掛ける時に使用される言葉です。先ほど例に挙げた「ダイレクトリクルーティング」もスカウトの1つに分類されます。
スカウトは「企業側から求職者に対して、直接アプローチを仕掛ける」という特徴を持っています。
スカウト対象者の選定やスカウトメッセージの文面作成など、企業側の努力次第で、応募数が増やせられる施策が多々あります。知名度の高くない企業でも自社の運用施策次第で成果を出すことができるため、近年需要が高まっています。
スカウト代行とは
スカウト代行とは、「スカウトメール」や「ダイレクトリクルーティング」等のスカウト機能を使った採用を、自社の代わりに行ってくれる代行サービスのことを指します。
スカウトを行う際には、企業側の施策や努力次第で成果が変わってくることを先述しましたが、施策を行う際には、「運用リソース」が必要になってくる点は否めません。
その点、スカウト代行サービスでは、スカウト業務を専門とした採用担当者が様々な作業を、今までの知見をもとに代わりに運用してくれるため、自社のリソース不足や、ノウハウ不足を補うことができます。
スカウト代行サービスに業務委託をすると、採用活動の負担を減らすことができるため多くの企業が取り入れています。
スカウト代行が注目されている背景
では、スカウト代行がなぜ注目されるようになってきたのかその背景を詳しく見ていきましょう。
1.少子高齢化の深刻化
現在の日本は少子高齢化が深刻化してきており、採用市場の激化、人材の確保は大きな問題となっています。
スカウトを実行に移すには、自社にあう求職者をピックアップし、メールの文章を作成し、送信後の返信に対して個別に対応するという非常に手間と時間のかかる作業が必要になります。市場にいる限られた人材に対しても、スカウト代行サービスを利用することで、このような手間を省き、質の高いアプローチを行うことができます。
2.ターゲット人材にアプローチする必要性
数多の応募者の中から自社にマッチする人材を見つけ出すには、膨大なデータを細かくチェックする必要性があり、この作業にはとても労力を要します。
また、ダイレクトリクルーティングをしたことのある方なら、一度は「なかなか自社にマッチする人材が見つからない」と人材確保に悩んだ経験があるのではないでしょうか？
スカウト代行を専門的に行う会社なら、さまざまな知識やノウハウを駆使して企業に必要な人材を絞っていくため、そのような面からも作業効率化を図ることができます。
3.プロの採用ノウハウで採用成功率向上
スカウト代行サービスを利用することで採用成功率の向上も見込めます。スカウトを行う際の第一段階として、スカウトメールを求職者に送ります。このスカウトメールは求職者にとって自社の存在を印象付ける非常に大事なモノとなります。重要な役割を担うスカウトメールについても、スカウト代行なら適切な文面を構成し、適切なタイミングで求職者に送信してくれるため、メール1つをとっても効果的に求職者に届けることができると言えます。
依頼できる具体的な業務
では実際にスカウト代行サービスにはどのような業務を依頼することができるのでしょうか。サービスの提供範囲は依頼するプランによって若干変動はありますが、最も基本的なものを具体的に見ていきましょう。
1.採用戦略設計
自社にあった採用戦略を設計し、これからのスカウト採用の方向性を一緒に決めてくれます。まずは大まかに全体の計画を立てていきます。自社にマッチする人材を確保するという目的のもと、適切な採用戦略を設計してくれます。
2.媒体選定
さまざまなスカウト媒体の中から自社にあう媒体を選定します。
媒体選定の際には、自社が求めている媒体の仕様や欲しい人材の条件について担当者と深く協議することが重要です。
この部分を疎かにしてしまうと、媒体選定後「実際に使用したら操作がしにくかった」「自社が求める候補者がいなかった」という事態を招いてしまいます。
3.スカウトメール・求人票作成
スカウトメールの返信率をあげ、少しでも自社にマッチする求職者にメールが届くよう、選定した求人媒体の特性に応じた効果的なスカウトメール・求人票を作成します。スカウト代行会社ならそれぞれの媒体や求職者に合うアプローチ方法をおさえているため、自社に適した文面や求人票を作成してくれます。
4.ターゲット選定
求人媒体や就活サイトなどのスカウトサービスに登録されている人材データベースの中から、自社が求める人材の選定を行います。スカウト代行サービスの品質に差が出るのは、このターゲット選定の段階だと言われています。スカウト代行会社は、これまでの実績やノウハウ、膨大なデータをもとに、自社が自力で選定を行うよりも確実に早く優秀な人材を見つけ出すことができます。
5.スカウトメール配信設定
前段階で設定したターゲットにスカウトメールを配信してくれます。メールの開封率は業種や職種、時間帯などによって大きく変わってくるため、効果が最大化される適切なタイミングで配信を設定します。
スカウトメールには大きく分けて2つの送信方法があります。
1.一斉送信
自社の条件に合うターゲットに同じ内容のスカウトメールを配信します。一度に多くの人にアプローチすることができますが、文面がテンプレートで定まっているため、候補者に対して、強く興味を持ってもらえるほどのアピールは望めません。
2.個別送信
候補者ごとに個別にメールを配信する方法です。一斉送信とは違い1通1通内容を変更し、候補者にあった文面を作成するため特別感がでて魅力的なメールになります。スカウト代行に依頼をした場合は基本的にはこちらの配信方法を行ってくれます。個々に合わせたメールを作成するため、返信率も高く、おのずと採用成功率も向上します。
6.面談日時設定
応募者からの返信に迅速に対応し、面談の日時設定も行ってくれます。求職者は複数の企業に同時に応募していることも多いので、レスポンスが遅れると人材を取り逃してしまう可能性があります。スカウト代行会社が丁寧かつ迅速に対応することで、面談までのセッティングがスムーズになり、求職者との接触チャンスを逃しません。
また、スカウト代行会社によってはカレンダーに直接、面談の日程入力を行ってくれるところもあるので、自社にあった設定方法を行ってくれるサービスを探しましょう。
7.リマインドメール・振り返り
面接の参加率を低下させないために重要になってくる前日のリマインドメールも行ってくれます。リマインドメールをすることで候補者を最終選考まで離脱させずに選考を進めることができます。
また、スカウト代行会社に依頼をすると、返信率や配信実績におけるレポートを提出してくれます。そのため、過去のデータとの比較を通して、市場の動向を探り、運用方法の修正などに反映させることができます。
スカウト代行のメリット
スカウト代行を利用する3つのメリットをご紹介します。
1.採用を効率化できる
2.必要な時にだけ依頼できる
3.効果測定や社内報告がしやすい
以下で詳しく見ていきましょう。
1.採用を効率化できる
スカウトやダイレクトリクルーティングは自社にフィットした優秀な人材を採用しやすい反面、採用工数に手間がかかり、高いスキルが要求される採用手法です。
スカウト代行サービスは、スカウトに関する業務をすべて自社の代わりに行ってくれるため、人事の負担を大幅に減らすことができます。
また、自社で運用をおこなった際にうまく機能しなかった箇所などを、実際にプロの採用方法と比較、修正し、反映させることで採用クオリティを上げることができます。
2.必要な時にだけ依頼できる
採用活動に関しては、企業によって時期やタイミングが異なり、「今だけ採用を行いたい」と思う会社も多いと思います。スカウト代行サービスは1ヶ月からの導入も可能なので、自社の採用タイミングで利用することができます。自社で採用担当者を雇うよりも遥かにコストをおさえることができるので採用業務全般を外部に依頼して、人事のスリム化をする企業も年々増えてきています。
3.効果測定や社内報告がしやすい
スカウト代行サービスなら、担当者が定期的に効果測定やレポートの提出をおこなってくれるため、採用の成果を自社に報告する工数を減らすことができます。
社内報告のために、自分で作成しようとすると、データを読み取り、資料も自作することになるため、手間もかかり大変です。
スカウト代行サービスは数値分析、資料作成だけでなく過去データとの比較もおこなってくれるため、情報の質も向上していきます。
スカウト代行のデメリット
スカウト代行のデメリット3つを解説します。
1.採用戦略のすり合わせが難しい
2.サービス選定が難しい
3.自社にノウハウが蓄積しにくい
デメリットも把握した上でスカウト代行を活用しましょう。
1.採用戦略のすり合わせが難しい
一番重要な採用戦略のすり合わせがうまくいっていないと、人材のミスマッチに繋がってしまう点がデメリットに挙げられます。スカウト代行会社の担当者と採用戦略をすり合わせる際には、自社が思い描いている人物像や欲しい人材の詳細を細かく洗い出すことが大切です。綿密に情報共有を行い、認識のズレをゼロに近づけていきましょう。
2.サービス選定が難しい
スカウト代行を生業にする企業は増えていますが、適当に選んでしまうと採用戦略で思い描いたような結果にはならないことがあります。採用経験が少ない代行会社にサービスを任せてしまうと、自社の採用課題が未達のまま終わってしまったり、採用工数・コストが削減できず、逆に負担が大きくなってしまう可能性があります。採用成功率の高いスカウト代行会社を見つけるために、これまでの採用支援社数や、同業のスカウト経験の有無などは確認しておきましょう。いくつかの企業を比較検討しながら、自社に適したスカウト代行サービスを探すようにしましょう。
3.自社にノウハウが蓄積しにくい
メリットでお伝えした「プロのノウハウや知見が得られる」は、逆に自社の採用ノウハウが溜まらない可能性があることも示唆します。採用活動をスカウト代行会社に任せきりにしてしまうと、サービス解約後に自分達で自走することができないという状況になってしまいます。工数やコストの削減のために代行会社に依頼することは問題ありませんが、いずれ自社で採用活動を行いたいのであれば、スカウト代行会社に任せきりにしないようにしましょう。節目や定期で担当者とミーティングを行いアドバイスをもらいながら進めていくという方法も効果的です。
スカウト代行の種類・料金形態
ここからはより具体的にスカウト代行の種類や料金形態について記載していきます。主要なサービスの種類は網羅していますので、どの形態が自分に合うのかイメージをしながら読んでいただけると思います。
スカウト代行サービスの種類
1.採用アウトソーシング型
採用アウトソーシング型は採用代行の一部としてスカウト代行を行なうものです。メール文の作成や、人材選定などさまざまな業務を代行してもらうことができます。フォロー体制が手厚く、さまざまな方法を通して採用課題解決や目標達成をサポートしてくれるのが特徴的です。
スカウト以外の業務もおこなってくれるため、採用戦略の整合性が取りやすい反面、スカウト代行だけをしてもらいたいという方にとっては予算をオーバーしてしまう可能性があります。
2.スカウト配信代行のみ行うサービス
スカウト関連業務のみ行うサービスです。スカウトに関する専門的な知識や知見を持ち合わしている企業が多く、高い成果を見込むことができます。また採用アウトソーシング型に比べ、スカウトに関する業務のみ依頼するため、比較的安価におさえることができます。その分人事の負担は増えるので、担当者とコミュニケーションをしっかり取る必要があります。
3.人材アサイン型
人材アサイン型とは採用に関して専門知識をもった人物を自社に招いてスカウト代行をおこなってもらうサービスです。採用に関する業務を全て依頼することができるので、採用コストを削減することができます。
また、採用のプロが自社に常駐してくれるため物理的にもコミュニケーションが取りやすくなります。しかし、アサインされた担当者によって成果が変動してしまうことには留意しなければなりません。
スカウト代行サービスの料金形態
スカウト代行の料金形態には「月額制」と「従量課金制」の2種類があります。
月額制
月額制は「採用戦略の設計から効果測定・振り返りまで行なうと月〇〇円」のような仕組みになっている形態のことを指します。月額制は主に採用アウトソーシングの一環として行われることが多いです。
従量課金制
従量課金制とは1つ1つの業務に単価が決められている料金形態を指します。例えば「スカウトメール1通につき◯円」といった形です。月額制と違いその都度費用が発生するものになります。
スカウト代行サービスの選び方
採用を成功させるためにスカウト代行の導入を検討されていると思いますが、サービスの選定を間違えると思うような結果にならないことがあります。
ここでは自社にあったサービスの選定方法を紹介していきますので、ぜひ参考にしてみてください。
1.運用実績の多さ
まず、スカウト代行会社を見極める際に最重要視して欲しいのが運用実績の多さです。運用実績が多ければ、多種多様な業界や職種でのスカウト代行の経験があるため、運用実績数分の採用成功データが蓄積されているといえます。スカウト代行会社のホームページに記載されている「スカウト代行の業務歴」「年間のスカウト代行実績数」「得意とするターゲット層」などの情報を参考により信頼できるスカウト代行会社を選定していきましょう。
2.サービス提供範囲
先述したスカウト代行会社に依頼できる業務の内、自分がどこを頼みたいのかを鑑みて依頼する会社と照合しながら選定を進めることも大切です。場合によっては、自分が頼みたい業務が提供範囲に入っていないこともありえるので留意する必要があります。
3.料金形態
料金形態については「月額制」と「従量課金制」があることを先述しましたが、できればメールの配信数は抑えて、優秀な人材が確保できるのがベストでしょう。そのため、料金を気にする場合には、スカウト代行サービスの運用実績の多い会社を選定するのが得策と言えます。1配信あたりの料金より、採用成功率の高いスカウト代行会社を選んだ方が結果的に安く済むことがあります。
4.コミュニケーションの取りやすさ
スカウト代行サービス導入後は、効果測定やレポートの報告から「スカウトメールの返信数を変更したい」や「ターゲットを変更したい」など状況に応じて担当者と連絡をとる必要性が出てきます。
そのような急なフローの変更などにも柔軟に対応してくれるかどうかはサービスを選ぶ上で重要なポイントになってきます。
スカウト代行サービスおすすめ５選＋α
ここからは、スカウト代行サービスのおすすめ企業を紹介していきますので、依頼する企業を選ぶ際にぜひ参考にしてみてください。
またその他にも、「エンジニア」に特化したサイトであれば「TECH HIRE」などが有名です。
エンジニア採用戦略のプロが、計画の設計から求人票の作成、面談の日程調整まで全ておこなってくれるため、専門性に長けたサポートが得られるでしょう。
URL：https://techhire.trackrecords.co.jp/recruitment
ネオキャリア
ネオキャリアは年間800社以上のノウハウと実績を誇る採用代行業界の中ではとても有名な会社です。
累計採用代行支援社数は10,000社を超え、リピート率も95％と高い水準を保持しています。
料金はオーダーメイド制となっており、約月3万〜自社にあった最適なプランを選ぶことができます。
URL：https://www.neo-career.co.jp/service/rpo/lp/
ダイレクトソーシング
ダイレクトソーシングの特徴は、LinkdInの日本初の正規代理店であるため、海外にいる人のスカウトが可能な点です。テクノロジーを駆使した戦略提案と実行支援を武器にしており、こちらも100社を超える運用実績があるため確かな運用ノウハウが期待できます。
URL：https://directsourcing-lab.com/
PRO SCOUT
VOLLECTが運営するPRO SCOUTはスカウト代行・ダイレクトリクルーティング支援に特化した業界では珍しいサービスです。詳細な配信スケジュールの設定や、効果測定・結果レポートの共有はもちろん、ABテスト等を行い返信率向上のための効率的な運用を実施してくれます。
URL：https://vollect.net/proscout/?utmsource=google&utmmedium=referral&utm_campaign=one
CASTER BIZ recruiting
累計450社以上の採用実績を誇り、原稿担当者が3名体制でサポートをおこなってくれます。レギュラー・プレミアム・カスタマイズの3つのプランから選ぶことができ、自社のカレンダーを空けて待っているだけで欲しい人材との面談をセットしてくれます。
URL：https://recruiting.cast-er.com/?fsi=jqkjUTS9&fsi=XgVvf98h
uloqo DR
採用目標達成率は87％を超えており、テクノロジー領域を中心に東証一部上場企業からスタートアップまで幅広い企業への支援実績があります。
URL：https://digireka-hr.jp/hrsolution-lp-3/?fsi=Y7ta2XZS&fsi=lfxztEEu
スカウト代行サービスの導入がおすすめな企業の特徴
最後にスカウト代行サービスの導入がおすすめな企業の特徴を2つご紹介します。
1.スカウトのノウハウが少ない企業
スカウト型採用はうまく活用すれば、自社にマッチした優秀な人材を獲得することができる反面、工数が多く、採用ポジションの専門性が高いほど候補者を見極めるためのスキルも必要になります。
とくに、候補者の選定やスカウトメールの作成は、ノウハウがないと、採用担当者の作業負担が増えたり、候補者の質が安定しません。膨大な量の候補者データベースの中から、自社にマッチした求職者を見つけ出し、彼らを惹きつける求人票やスカウトメールを作成することは非常に難しい作業です。
スカウトに知見を持つプロに依頼することで、これらの点を改善でき、効率よく採用活動を進めることができます。
『エンジニアスカウトのノウハウを知りたい方』は以下の記事をご確認ください。
2.採用活動に割くリソースが不足している企業
スカウトメールの返信率は10％が目安といわれており、候補者を集めるには、多くのスカウトメールを送信しなくてはなりません。
また、候補者を惹きつけるため、パーソナライズされたメールを作成する必要があるなど、スカウト型採用は、ある程度の工数をかける必要がある、採用担当者の負担が大きい採用手法です。
採用担当者の負担が増えると、パフォーマンスが下がり、効果的な採用活動ができず、結果として採用単価が上がってしまう可能性もあります。スカウト代行サービスに依頼することで、採用担当者の負担を軽減し、業務の質とコスト面の両方を改善することができます。
スカウト代行で優秀な人材を獲得しよう
今回は「スカウト代行」についてどんな依頼ができ、サービスを選ぶ際には何に留意すべきなのかを解説してきました。
自社に適したスカウト代行サービスであれば、優秀な人材を採用できるチャンスが広がります。従来の採用手法から企業が自ら仕掛ける「攻めの採用」を使いこなして、採用を成功させましょう。そして、近年人材不足と言われる業界の1つである「エンジニア業界」。「TECH HIRE」ではエンジニア採用代行を展開しています。エンジニアの採用に悩まれている人はぜひお気軽にご相談ください。
