採用アウトソーシングとは？依頼できる業務や注意点まとめ

2023 7/20

2023年2月24日 2023年7月20日

日々の採用実務に追われ、採用課題の改善に割く時間がない人事担当者は多いでしょう。そんな方には採用アウトソーシング（RPO）がおすすめです。

本記事では、採用アウトソーシングで依頼できる業務範囲から必要となるコスト、メリット・デメリットまで詳しく解説していきます。加えて代行会社に依頼する際に注意すべきポイントを3つピックアップ。代行サービスを提供している企業もご紹介するので、採用アウトソーシングの導入を検討している方はぜひご覧ください。

採用アウトソーシング（RPO）とは

採用アウトソーシングは、採用に関する業務を企業の代わりに行う人材サービスを指します。採用代行やRPO（Recruitment Process Outsourcing）と呼ばれることも。

社会の流れが常に変化するなかで採用手法のトレンドが変わり、採用に関する最新情報の収集に苦労している人事担当者もいるでしょう。近年では「スカウトメールの作成」や「採用サイトの運営」など幅広い採用活動が求められ、マンパワーが足りていない企業も多いはず。

このような背景から、採用業務を一部、またはすべてを代行会社に委託する企業が増えています。プロの力を借りれば最新のトレンドがわかり、社内に採用ノウハウの蓄積が可能。採用代行は、まだ社内にノウハウがないスタートアップ企業にもおすすめです。

採用アウトソーシングが求められる背景

なぜ採用アウトソーシングが近年急速に求められるようになったのでしょうか。アウトソーシングの普及には、「採用手法の多様化」や「採用活動の長期化・通年化」が関係していると考えられます。

ダイレクトリクルーティングやリファラル採用など、採用手法が多様化するにともなって人事担当者の負担が増えています。たとえば新しい採用手法を導入する際には採用手法のメリット・デメリットを理解し、自社に適しているか検討しなければいけません。

売り手市場の現在において、優秀な人材は複数の企業から内定をもらっているケースも多く内定辞退のリスクが高まっています。辞退者が出れば採用活動を継続する必要があり、採用活動が長期化する結果に。

これらの理由から、人事担当者の業務負担を削減できる採用アウトソーシングが注目されています。

採用アウトソーシングで依頼できる業務範囲は

採用アウトソーシングで依頼できる業務範囲について解説します。

採用業務は本来会社の人事でないと行えない「コア業務」と、誰でもできる「ノンコア業務」に分けられます。それぞれ具体的に、委託できる業務の例を挙げながら説明していきましょう。

コア業務

コア業務のアウトソーシングは「採用ノウハウが蓄積していないスタートアップ企業」や「自社で採用課題を解決しようとしたが、うまくいっていない企業」に向いています。採用アウトソーシングで依頼できる主なコア業務は以下の通りです。

採用計画立案
面接官代行
内定者フォロー

コア業務は「採用コンサルティング」を得意とする代行会社に依頼するのがおすすめ。なぜならコア業務の委託では「自社の採用・経営方針への正確な理解」が重要となるから。方針についての認識がずれていると、求める人材を採用できないかもしれません。特に採用計画の立案は採用業務の根本に関わるので、しっかりと打ち合わせをしましょう。

ノンコア業務

「人事担当者の負担を削減したい」場合は、ノンコア業務の委託を検討してみてください。依頼可能なノンコア業務としては、以下の業務が挙げられます。

求人の作成・企画
DM・スカウト管理
選考日程調整
応募者管理

採用アウトソーシングは部分的な依頼が可能です。自社の採用状況に合わせて、必要な業務だけを委託するのも可能。ノンコア業務をアウトソーシングすることで、人事担当者の負担が削減されて他の重要な業務に集中できます。「採用の核となるコア業務は自社で行いたいので、ノンコア業務に工数をかけたくない」という企業のニーズを満たせるでしょう。

採用アウトソーシングにかかる費用は

ここからは採用アウトソーシングにかかる費用についてご紹介します。代行会社の料金体系は大きく分けて「月額固定型」と「従量課金型」の2種類。それぞれの特徴を以下で説明していきます。

月額固定型

月額固定型は毎月定額で料金を支払うパターンです。業務ボリュームが多い場合は、お得に感じられるでしょう。

基本的には追加料金が発生しないため予算を見積もりやすいです。ただしサービスによっては追加料金が発生するケースもあるので、事前に代行会社に確認しておきましょう。なお月額料金が低額であっても、目標達成に時間がかかれば費用はかさみます。料金だけでなく、サービス内容も充実しているかをチェックしてください。

従量課金型

従量課金型は業務内容・ボリュームによって料金が決まります。期間や件数に対して費用が発生するため、一部の採用業務に工数がかかっている企業におすすめです。目安として、選考日程調節にかかる平均費用は1月当たり5万円〜。（参考：みんなの採用部）

ほとんどの代行会社はホームページに料金例を掲載しているので、サービスを依頼する前にチェックすることをおすすめします。選択する会社によっても、サービス内容・採用状況によってかかる費用はさまざま。ボリュームに応じて見積もりを作成してもらいましょう。

採用アウトソーシングを利用する際のメリットやデメリット

ここからは、採用アウトソーシングを利用する際のメリット・デメリットについて解説します。

メリット

採用アウトソーシングを利用する際のメリットは以下の3つです。

採用担当者の業務負担軽減
採用力の強化
採用にかかるコスト削減

採用業務が多く、コア業務に時間を割けられない採用担当者も多いはず。ノンコア業務を代行会社に委託すると採用担当者の負担が軽減されます。結果としてコア業務に集中でき、採用の質が上がるでしょう。

また、根本的な採用課題を自社だけで見つけ出すのは困難。代行会社のアドバイスを受ければ、客観的な視点が取り入れられて採用力の強化も期待できます。

さらに採用ノウハウが豊富な代行会社なら、効果的かつ効率的な採用方法を提案してくれることも。そのため「新しい採用手法を導入したけれど、効果が得られなかった」など、無駄なコストが発生するリスクを避けられます。新たな人事担当者を採用するよりも、代行会社に依頼するほうがコストがかからない場合もあります。

デメリット

「思ったサービス内容と違う」と後悔しないようにメリットだけでなく、デメリットも確認しておきましょう。

採用ノウハウが社内に蓄積されない
コミュニケーションが不足するとミスマッチに繋がりやすくなる
サービス内容によっては想定以上のコストがかかる

業務を代行会社に任せると、採用ノウハウが社内に蓄積されないことがあります。とくにすべての業務を委託する場合は、ノウハウが蓄積される仕組み作りを意識することが重要。

また、内定者フォローや面接を委託すると、内定者とのコミュニケーションの機会が減って企業・社員の雰囲気が伝わりにくくなります。入社してから「雰囲気が合っていない」などの理由で早期退職されてしまう可能性も。

さらにサービス内容によっては、想定以上のコストがかかるかもしれません。できるだけ複数社に見積りを依頼して、代行会社を選びましょう。

採用アウトソーシングを利用する際に注意すべきポイント3つ

先述した特徴を踏まえ、採用アウトソーシングを利用する際に注意すべきポイントを3つピックアップします。

業務提供範囲を確認する
支援実績を確認する
自社と業務担当者の役割を明確にする

サービスを導入する前に、ポイントを理解しておきましょう。

1.業務提供範囲を確認する

「すべての採用業務を委託できるのか、もしくは一部のみなのか」代行会社によってサービス内容は異なります。自社が依頼したい内容と、代行会社が提供している範囲が一致しているのかを必ず確認しましょう。

業務提供範囲を確認する前に、自社が委託すべき業務を明確にしておくことも大切です。自社で対応可能な業務まで任せていると、予想以上にコストがかかってしまいます。「どの業務が人事担当者の負担になっているのか」や「採用課題を解決するために、プロに委託すべき業務はどれか」などを見直してみてください。

2.支援実績を確認する

アウトソーシングを利用する前に、支援実績を確認しましょう。実績のない会社に依頼した場合「時間とコストをかけたけれど、採用活動が失敗してしまった」といった事態も起こり得ます。支援実績は特に重要なので、委託先の選定基準として参考にすべきでしょう。

さらに自社と同じ業界・規模感の実績があると安心です。実績は数値だけでなく、具体的なエピソードもヒアリングしましょう。「母集団形成がうまくいっていない企業が、このようなサービスを利用して応募者がアップした」などの事例がわかれば、納得してサービスを利用できます。

3.自社と業務担当者の役割を明確にする

業務を委託する前に、自社と代行会社の業務担当範囲を明確にしておく必要があります。認識がずれていると契約後にトラブルになる可能性も。

たとえば「スカウト代行」業務で考えてみましょう。「スカウト媒体の求人票の作成」や「人材の選定」、「スカウトメールの作成」など一つの業務の中でも複数の業務に細分化できます。どの業務を、どこまで担当してもらえるのか確認してください。

サービスを提供している企業例9選

ここからは実際にサービスを提供している企業をご紹介します。それぞれサービスの特徴も解説するので、代行会社を探している方はぜひご覧ください。

1. TECH HIRE

TECH HIREは近年需要が増加しているエンジニア採用に特化しています。エンジニアの採用経験豊富なプロがサポート体制を整え、伴走支援してくれるのがポイント。採用戦略設計から面談の日程調整まで、すべての業務を依頼できます。

柔軟に料金プランを設定できるので、自社の採用状況に合わせてサービスを利用可能です。スタートアップ企業から大手企業まで、幅広い支援実績があるのも魅力でしょう。TECH HIREは「これからエンジニア採用を強化してしていきたい」と考えている企業におすすめです。

2. ネオキャリア

ネオキャリアは新卒・中途・アルバイト問わず幅広い支援実績があります。2022年12月時点で、採用支援を行った企業は累積10,000社。実績が豊富なので、ノウハウを活かした高品質なサービスが期待できます。

採用専用の大型コールセンターを保有しており、土日・祝日や夜間でも対応してもらえます。突然トラブルが起こっても、すぐに相談できるので安心して業務を依頼できるでしょう。

3. キャリアマート

キャリアマートは年間500社以上の採用アウトソーシング実績を有しています。母集団形成や応募者対応といったノンコア業務を代行可能。さらに採用アウトソーシングで15年以上の実績があります。

キャリアマートはロボットによって業務を自動化するRPA（Robotic Process Automation）を業界でいち早く取り入れました。たとえばRPAを活用すると、1日600件のスカウト配信を1時間でミスなく対応できます。

4. ディスコ

ディスコは1973年創業の老舗企業です。長く採用市場を分析してきた経験をもとに、自社に合った採用手法を提案してくれるでしょう。サービスを利用した企業の9割が、サービスを継続しています。

採用に関わる業務だけでなく、教育・企画・クリエイティブに関する業務まで幅広く依頼できます。自社で「キャリタス就活」などの媒体を運営しているので、効果的な集客支援が期待できるでしょう。

5. パソナ

パソナは採用業務をワンストップで提供しています。コンサルティング領域とオペレーション領域に分けて、それぞれ専門スタッフに委任できるのも特徴。深い知識にもとづいた専門的なアドバイスを受けられるでしょう。

人材派遣や人材紹介などの人材サービスを展開しています。そのためパソナは採用に関する幅広い知識を保有しているでしょう。またデジタル技術にも力を入れているので、業務効率化やコスト削減に効果が期待できます。

6. ダイレクトソーシング

ダイレクトソーシングはアメリカ発のビジネスSNS「Linkedin」の正式パートナーで、ダイレクトリクルーティングに特化した企業。ダイレクトリクルーティングとは、企業側から能動的に人材にアプローチする「攻め」の採用手法を指します。採用したい人材にピンポイントでコンタクトを取れるので、高度なスキルが求められるポジションの採用に適した手法です。

ダイレクトソーシングは、今後ダイレクトリクルーティングを導入したいと考えている企業におすすめでしょう。